Khi viết giấy mời, giấy khen, giấy báo nhập học… Mà bạn muốn gửi đến nhiều người, thay vì làm theo cách thủ công. Là viết từng cái một cho từng người, cách này rất lâu và mất thời gian.
Thì trong bài viết này, Trung tâm Tin học Trường Thịnh Vũng tàu sẽ hướng dẫn bạn, cách tạo giấy mời hàng loạt trong word, bằng cách sử dụng tính năng trộn thư (Mail Merge).
Đây là tính năng, rất hữu ích. Giúp bạn tiết kiệm thời gian, khi tạo ra các dạng văn bản như: giấy mời, giấy khen, giấy báo nhập học… Gửi cho rất nhiều người.
Chỉ với vào thao tác đơn giản, còn bây giờ chúng ta bắt đầu thôi!
CHUẨN BỊ DỮ LIỆU ĐỂ VIẾT
Mình đã chuẩn bị sẵn 1 tệp, trong đó đã có sẵn mẫu giấy mời và danh sách khách mời.
Mẫu giấy mời (Được tạo bằng word)
Danh sách khách mời (được tạo bằng Excel)
Bạn có thể tải 2 file trên Tại đây, để thực hành theo bài hướng dẫn.
Nếu giấy mời của bạn có nội dung dài, thì bạn nên tạo trên 1 mặt giấy. Còn ngược lại nếu giấy mời có nội dung ngắn, thì bạn nên tạo 2 giấy mời trên 1 mặt giấy, để tiết kiệm.
Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn cho bạn, 2 cách làm trên.
CÁCH TẠO GIẤY MỜI HÀNG LOẠT IN TRÊN 1 TRANG GIẤY
Để tạo ra 1 giấy mời được in trên 1 trang giấy, thì bạn làm như sau:
Bước 1: Sau khi tải về rồi, thì bạn mở file word lên và xóa dấu chấm chấm ở sau Đại biểu và Đơn vị đi.
Bước 2: Vào Tab Maillings, bấm vào Select Recipients, chọn Use an Existing List…
Bước 3: Lúc này, bạn tìm đến nơi mà bạn lưu file Excel. Sau đó chọn vào File Excel mà bạn lưu bản danh sách khách mời, rồi bấm Open.
Bước 4: Bấm OK.
Bước 5: Đặt con trỏ chuột sau dấu 2 chấm ở Đại biểu. Sau đó vào Insert Merge Field, chọn vào trường Tên.
Bước 6: Đặt con trỏ chuột sau dấu 2 chấm ở Đơn vị, sau đó vào Insert Merge Field, chọn vào trường Đơn vị.
Kết quả: Sẽ có 2 trường Tên và Đơn vị như trong hình.
Bấm vào Preview Result, để xem kết quả những giấy mời mà bạn đã tạo. Nó sẽ hiển thị tên và đơn vị của người được mời.
Để xem toàn bộ danh sách khách mời, thì bạn bấm vào mũi tên qua hoặc lại để xem.
Để in giấy mời, bạn bấm vào Finish Merge, chọn Print Documents…
Thì hộp thoại Merge to Print sẽ xuất hiện có 3 sự lựa chọn sau đây:
All: In tất cả các trang.
Current Record: In trang hiện tại.
From: Nhập từ số trang này đến số trang kìa mà bạn muốn in.
Tiếp theo chúng ta sẽ qua phần II, cách trộn 2 thư trên 1 trang giấy. Cách làm cũng tương tự như trộn trên 1 trang giấy, chỉ khác là phải tách đôi trang giấy ra.
CÁCH TẠO 2 GIẤY MỜI TRÊN 1 TRANG GIẤY
Nếu bạn muốn tạo ra 2 giấy mời được in trên cùng 1 trang giấy, thì bạn làm như sau:
Bước 1: Quét chọn vào toàn bộ mẫu giấy giấy mời, bằng cách bấm tổ hợp phím Ctrl + A. Sau đó bấm Ctrl + C để Copy toàn bộ mẫu giấy mời.
Bước 2: Vào Tab Maillings, bấm vào Start Mail Merge chọn Labels….
Bước 3: Hộp thoại Label Option xuất hiện, bạn chọn vào New Label…
Bước 4: Hộp thoại Label Details xuất hiện, bạn đặt tên cho Label tại Label name.
Nếu bạn muốn nhanh chóng, thì có thể nhìn vào hình ảnh ở dưới và nhập theo thông số như vậy là được.
Còn mình sẽ giải thích thêm, các thông số này để bạn hiểu hơn.
Do chúng ta thiết kế, 2 tờ giấy mời trên 1 tờ giấy A4. Nên bạn phải chia đôi tờ giấy ra, theo các thiết lập sau đây:
Top margin: Lề trên, ở đây mình nhập 1cm.
Sidebar margin: Lề trái, ở đây mình nhập 1cm.
Label height: Là chiều cao của giấy mời, chiều cao của giấy A4 là 29.7cm, do chúng ta chia đôi tờ giấy, nên lấy chiều cao của giấy A4 chia 2, được 14.85cm, sau đó lấy 14.84 -1cm lề trên, trừ cho lề dưới 1cm, ra kết quả 12.8cm.
Label width: Chiều rộng của giấy mời, chiều rộng của giấy A4 là 21cm. bạn lấy 21 trừ cho lề trái 1cm, lề phải 1cm. Kết quả còn lại là 19cm.
Vetical pic: Được tính từ Lề trên của giấy mời đầu tiên, đến Lề trên của giấy mời thứ 2. Nên được tính lấy chiều cao 12.8 + lề trên của giấy mời thứ nhất + Lề dưới của của giấy mời thứ 2 kết quả: 12.8 + 1 + 1= 14.8
Number Across: Số cột trên 1 trang giấy, ở đây 1 trang giấy chia làm đôi nên chỉ có 1 cột.
Number down: Số hàng trên 1 trang giấy. Chúng ta chia làm đôi nên nhập 2.
Page Size: Chọn khổ giấy A4.
Sau khi thiết lập xong, bạn nhấn OK.
Bước 5: Tiếp tục nhấn OK.
1 thông báo hiện ra , bạn chọn vào OK.
Lúc này trang giấy sẽ được chia làm đôi, như hình ở dưới
Bước 6: Bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + V, để dán mẫu giấy mời mà đã Copy ở bước 1.
Bước 7: Khi bạn dán, khung và chữ sẽ bị lệch, bạn chỉnh sửa lại vị trí, cho mẫu giấy mời được đẹp hơn.
Bước 8: Xóa dòng chấm chấm ở sau Đại biểu và Đơn vị đi.
Bước 9: Bấm vào Select Recipients, chọn Use an Existing List…
Bước 10: Chọn vào danh sách khách mời bạn lưu trong file Excel, sau đó bấm vào OPen.
Bước 11: Đặt con trỏ chuột sau dấu 2 chấm sau Đại biểu, vào Insert Merge Field chọn Tên.
Bước 12: Đặt con trỏ chuột sau dấu 2 chấm ở từ Đơn vị, sau đó vào Insert Merge Field chọn Đơn vị
Kết quả sau khi chèn 2 trường vào
Bấm vào Preview Results để xem kết quả.
Bây giờ để tạo ra 1 thư mời nữa ở phần dưới, thì bạn bấm vào Update Labels.
Thì lúc này, bạn sẽ thấy trong 1 trang giấy sẽ có 2 mẫu giấy mời.
Bấm vào Finish & Merge chọn vào Print Documents… để in
Cách in cũng tương tự như phần I.
Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng sử dụng tin học văn phòng chuyên sâu thì cùng hiểu thêm:
KHÓA HỌC TIN HỌC VĂN PHÒNG CẤP TỐC TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG THỊNH VŨNG TÀU
Thành Thạo Tin Học Văn Phòng – Bí Quyết Để Nâng Cao Năng Suất Làm Việc
>>>Tìm hiểu ngay tại đây để nhận ngay Ưu Đãi lớn:
Khóa học Word.
https://tinhoctruongthinhvungtau.com/khoa-hoc-word-nang-cao-tai-vung-tau/
Khóa học Excel.
https://tinhoctruongthinhvungtau.com/khoa-hoc-excel-nang-cao-tai-vung-tau/
Khóa học Powerpoint..
https://tinhoctruongthinhvungtau.com/khoa-hoc-powerpoint-nang-cao-vung-tau/
Khóa học này dành cho:
- Nhân viên văn phòng dùng Word còn chậm, làm Văn bản/ Hợp đồng/ Tờ trình/ Các đơn từ chưa chuẩn chỉnh, muốn học để nâng cao nghiệp vụ
- Kế toán/ Hành chính nhân sự làm Excel chưa khoa học, chưa biết dùng hiệu quả các hàm Excel nhanh, số liệu không khớp, chưa Logic, chưa biết tạo bảng chấm công chuẩn chính xác, mất thời gian mà còn chưa khớp số liệu
- Giáo viên/ Giảng viên sử dụng Powerpoint để giảng dạy, làm giáo án chưa thu hút người học còn đơn điệu nhàm chán
- Sinh viên mới ra trường chưa được làm thực tế
- Nhân viên mới đi làm còn non yếu về nghiệp vụ cần nâng cao trình độ
Nhưng gặp khó khăn:
– Bạn quá chán nản khi bắt đầu học Excel – Word – PowerPoint
– Học trên Youtube thì không có lộ trình bài bản, gặp thắc mắc lại chả biết hỏi ai
– Không có File mẫu để thực hành, học đâu quên đó
Vậy thì khóa học Tin học văn phòng chính tại Trung tâm Tin học Trường thịnh Vũng tàu là lựa chọn tuyệt vời cho bạn. Với Trọn Bộ Khóa Học Tin Học Văn Phòng (Word – Excel – Powerpoint), bạn sẽ:
Thành thạo THVP 1 cách nhanh chóng, chỉ sau 7 ngày học tập. Làm báo cáo chuyên nghiệp, ấn tượng; Soạn thảo mọi văn bản, tờ trình chuẩn chỉnh; Thiết kế Powerpoint giảng dạy/ thuyết trình chuyên nghiệp, thu hút,….
- Học nhanh nhưng nhớ lâu vì luôn có bài tập thực hành đi kèm
- Bài giảng sát với thực tế, vừa học vừa ứng dụng được ngay vào công việc hằng ngày
- Tự tin xử lý mọi việc trên các công cụ THVP 1 cách chuyên nghiệp, đẩy nhanh tiến độ công việc, có thể nâng cao năng suất làm việc gấp 5 lần
- Tạo ấn tượng tốt với sếp, đồng nghiệp và đối tác.
Lợi ý khi tham gia khóa học:
- Khai giảng hàng tuần
- Học theo thời gian tự chọn
- Rảnh giờ nào học giờ đó
- Hướng dẫn 1 kèm 1
Thực hành cùng các bài tập ví dụ thực tế, ứng dụng thực tiễn trong công việc
- ĐẶC BIỆT KHÔNG GIỚI HẠN THỜI GIAN VÀ SỐ BUỔI HỌC BẢO HÀNH KIẾN THỨC TRỌN ĐỜI
CAM KẾT CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO TẠI TIN HỌC TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG THỊNH VŨNG TÀU :
- Học viên được chia sẻ nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tế hữu ích trong suốt thời gian học.
- Đội ngũ giảng viên, chuyên viên đến từ các trường đại học danh tiếng trong thành phố như Đại học Bách Khoa, Kiến Trúc, KHTN, Mỹ Thuật, CNTT, Sư Phạm,…
- Phương pháp giảng dạy không ngừng cải tiến nhằm mang lại những buổi học chất lượng – hữu ích – thoải mái cho học viên.
- Đào tạo với tiêu chí: “Học để làm được việc”, mang lại cho học viên những kiến thức hữu ích nhất, sát với thực tế nhất.
- Được hỗ trợ chu đáo, chuyên nghiệp từ lúc đăng ký đến khi kết thúc khóa học.
- Học viên được học thêm một số buổi miễn phí nếu như sau khi kết thúc khóa học mà cón nội dung nào chưa nắm vững .
- Sau khi kết thúc khóa học tại Trung tâm Tin học Văn phòng Vũng tàu nếu bạn gặp bất cứ thắc mắc hay trở ngại nào trong quá trình làm việc liên quan đến chuyên ngành, bạn vẫn có thể liên hệ với Trung tâm Tin học Ngoại ngữ Vũng tàu để được hỗ trợ.
- BẰNG CẤP
Chứng chỉ ứng dụng CNTT căn bản, Chứng chỉ ứng dụng CNTT nâng cao do Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật thành phố Hồ Chí Minh cấp, có giá trị toàn quốc và không hết hạn.
- Lịch học – Thời gian học:
Học viên có thể lựa chọn học 3 buổi hoặc 6 buổi mỗi tuần, hoặc học linh động theo thời gian rảnh.
- Ca sáng: 8h – 11h
- Ca chiều: 14h – 17h
- Ca tối: 18h30 – 21h
ĐĂNG KÝ HỌC THỬ MIỄN PHÍ
Mọi chi tiết xin liên hệ: Trung tâm Tin học Trường Thịnh Vũng Tàu
Địa chỉ: Trung tâm trên Google Map
Địa chỉ cơ sở Chính: 37/3 Lê Phụng Hiểu, Phường 8, Tp. Vũng Tàu
Địa chỉ cơ sở 2: 276/12 Bình Giã, P. Nguyễn An Ninh – Tp. Vũng Tàu
Điện thoại: 0702.222.272 – Zalo: 0933.008.831
Facebook: https://www.facebook.com/tinhoctruongthinh