Bạn đã biết cách sắp xếp họ tên trong word theo ABC chưa? Cách làm như thế nào?
Thông thường khi bạn nhập dữ liệu cho bảng, với các thông tin liên quan đến họ tên, thì chúng ta thường sắp xếp họ tên theo thứ tự ABC. Điều này sẽ giúp người xem dễ dàng tìm kiếm thông tin và nội dung của người mà họ muốn tìm, thay vì sắp xếp lộn xộn tên không tuân theo quy tắc nào hết.
Trong bài viết này Trung tâm Tin học Trường Thịnh Vũng tàu sẽ hướng dẫn cho bạn cách sắp xếp tên theo thứ tự abc, tức là từ A đến Z hoặc từ Z đến A tuỳ vào nhu cầu và mục đích của bạn.
NGUYÊN TẮC CỦA CÁCH SẮP XẾP HỌ TÊN TRONG WORD.
Để sắp xếp họ tên trong word hay Excel, thì thông thường chúng ta nên tách cột họ và cột tên thành 2 cột riêng biệt.
Lý do tại sao nên tách cột họ và tên thành 2 cột riêng biệt:
Vì khi sắp xếp họ tên chúng ta thường dựa vào tên để sắp xếp, ai có có tên theo vần A thì xếp đầu tiên, tiếp theo đến tên theo vần B….Vì trong word khi sắp xếp chỉ dựa vào ký tự đầu tiên của mỗi cột để sắp xếp.
Nếu bạn không tách cột họ và tên thành 2 cột riêng biệt, mà bạn để cột họ và tên thành 1 cột duy nhất ví dụ như: Trần Văn Bình thì lúc sắp xếp word sẽ dựa vào ký tự đầu tiên để sắp xếp tức là ký tự T, chứ không phải dựa theo ký tự đầu tiên của Tên, như vậy khi sắp xếp là không chính xác.
CÁCH SẮP XẾP TÊN TRONG WORD THEO ABC
Đầu tiên bạn quét chọn toàn bộ cột Tên, tiếp theo vào Tab Layout( Layout bên phải) sau đó chọn vào Sort.
Lúc này sẽ xuất hiện hộp thoại Sort, để sắp xếp tên theo thứ tự ABC thì bạn chọn theo hình sau đây:
Trong đó:
– Header row: Xuất hiện tiêu đề của cột, ví dụ tiêu đề của cột là Tên.
– No Header row: Không xuất hiện tiêu đề cột, mà xuất hiện vị trí của cột bắt đầu từ trái sang.
– Sort by: Chọn tiêu đề cột mà bạn muốn sắp xếp.
– Type: Chọn kiểu dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp.
+ Text: Sắp xếp đối với kiểu chuỗi
+ Number: Sắp xếp đối với Kiểu số.
+ Date: Sắp xếp đối với kiểu ngày tháng năm.
– Ascending: Sắp xếp từ A đến Z.
– Descending: Sắp xếp từ Z đến A.
Lúc này bạn quan sát trong bảng tên đã được sắp xếp theo thứ tự vần ABC.
Tuy nhiên khi sắp xếp dữ liệu với cách làm như ở trên bạn có thể thấy 2 tên Nguyễn Hoàng Lan và Nguyễn Thị Lan, trùng tên nhưng họ lót của Nguyễn Hoàng Lan là chữ H phải đứng trước họ lót chữ T của Nguyễn Thị Lan chứ, còn bảng trên thì hiển thị ngược lại.
Vậy làm sao khi trùng tên thì chúng ta xét đến chữ cái của họ lót, họ lót của ai có vần gần với A thì đứng trước vần còn lại. Mời bạn tìm hiểu qua mục số 3.
SẮP XẾP HỌ TÊN TRONG WORD THEO ABC
Đầu tiên bạn quét chọn cả 2 cột Họ và Tên luôn, tiếp theo vào Tab Layout và bấm chọn vào mục Sort.
Lúc này 1 hộp thoại Sort sẽ xuất hiện, bạn chọn như hình ở dưới đây và bấm OK để xác nhận.
Ở Sort by là mức độ ưu tiên cao nhất, tức là ưu tiên sắp xếp theo Tên đầu tiên, nếu trùng Tên thì mới xét đến Họ lót. Nên ở mục đầu tiên mình sẽ chọn Tên trước.
Tiếp theo ở mục Then by khi trùng tên sẽ xét đến Họ, là mức độ ưu tiên thứ 2 nên ở mục này mình sẽ chọn Họ.
Còn các mục tại sao phải chọn như: Header row, Type, Ascending mình đã giải thích ở mục trên.
Kết quả: Lúc này những tên trùng word sẽ xét đến Họ, nên bạn thấy Nguyễn Hoàng Lan sẽ đứng trước Nguyễn Thị Lan.
Khi sắp xếp Họ và Tên bạn thấy nếu bạn có thêm cột số thứ tự nó sẽ tráo đổi lung tung, nếu bạn muốn sắp xếp Họ Tên mà cột số thứ tự vẫn giữ nguyên thì mời bạn qua mục số 4.
SẮP XẾP HỌ TÊN TRONG TRƯỜNG HỢP CÓ CỘT THỨ TỰ.
Đầu tiên bạn quét chọn toàn bộ cột thứ tự, tiếp theo vào Tab Layout và chọn vào Sort.
Lúc này hộp thoại Sort xuất hiện, tiếp theo bạn chọn vào Option….
Bạn tích chọn vào mục Sort column only, sau đó bấm vào OK để xác nhận
Tiếp theo bạn chọn OK.
Lúc này bạn sẽ thấy số thứ tự sẽ được sắp xếp từ nhỏ đến lớn nhưng dữ liệu của các cột khác không bị ảnh hưởng.
Và đó các cách sắp xếp họ tên trong Word đơn giản, chi tiết và dễ dàng nhất, bạn hãy xem và thực hiện theo nhé. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về cách làm thì bạn hãy để lại bình luận bên dưới nhé. Hy vọng bài viết của Trung tâm Tin học Trường Thịnh Vũng tàu sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!
Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng sử dụng tin học văn phòng chuyên sâu thì cùng hiểu thêm:
KHÓA HỌC TIN HỌC VĂN PHÒNG CẤP TỐC TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG THỊNH VŨNG TÀU
Thành Thạo Tin Học Văn Phòng – Bí Quyết Để Nâng Cao Năng Suất Làm Việc
>>>Tìm hiểu ngay tại đây để nhận ngay Ưu Đãi lớn:
Khóa học Word.
https://tinhoctruongthinhvungtau.com/khoa-hoc-word-nang-cao-tai-vung-tau/
Khóa học Excel.
https://tinhoctruongthinhvungtau.com/khoa-hoc-excel-nang-cao-tai-vung-tau/
Khóa học Powerpoint..
https://tinhoctruongthinhvungtau.com/khoa-hoc-powerpoint-nang-cao-vung-tau/
Khóa học này dành cho:
- Nhân viên văn phòng dùng Word còn chậm, làm Văn bản/ Hợp đồng/ Tờ trình/ Các đơn từ chưa chuẩn chỉnh, muốn học để nâng cao nghiệp vụ
- Kế toán/ Hành chính nhân sự làm Excel chưa khoa học, chưa biết dùng hiệu quả các hàm Excel nhanh, số liệu không khớp, chưa Logic, chưa biết tạo bảng chấm công chuẩn chính xác, mất thời gian mà còn chưa khớp số liệu
- Giáo viên/ Giảng viên sử dụng Powerpoint để giảng dạy, làm giáo án chưa thu hút người học còn đơn điệu nhàm chán
- Sinh viên mới ra trường chưa được làm thực tế
- Nhân viên mới đi làm còn non yếu về nghiệp vụ cần nâng cao trình độ
Nhưng gặp khó khăn:
– Bạn quá chán nản khi bắt đầu học Excel – Word – PowerPoint
– Học trên Youtube thì không có lộ trình bài bản, gặp thắc mắc lại chả biết hỏi ai
– Không có File mẫu để thực hành, học đâu quên đó
Vậy thì khóa học Tin học văn phòng chính tại Trung tâm Tin học Trường thịnh Vũng tàu là lựa chọn tuyệt vời cho bạn. Với Trọn Bộ Khóa Học Tin Học Văn Phòng (Word – Excel – Powerpoint), bạn sẽ:
Thành thạo THVP 1 cách nhanh chóng, chỉ sau 7 ngày học tập. Làm báo cáo chuyên nghiệp, ấn tượng; Soạn thảo mọi văn bản, tờ trình chuẩn chỉnh; Thiết kế Powerpoint giảng dạy/ thuyết trình chuyên nghiệp, thu hút,….
- Học nhanh nhưng nhớ lâu vì luôn có bài tập thực hành đi kèm
- Bài giảng sát với thực tế, vừa học vừa ứng dụng được ngay vào công việc hằng ngày
- Tự tin xử lý mọi việc trên các công cụ THVP 1 cách chuyên nghiệp, đẩy nhanh tiến độ công việc, có thể nâng cao năng suất làm việc gấp 5 lần
- Tạo ấn tượng tốt với sếp, đồng nghiệp và đối tác.
Lợi ý khi tham gia khóa học:
- Khai giảng hàng tuần
- Học theo thời gian tự chọn
- Rảnh giờ nào học giờ đó
- Hướng dẫn 1 kèm 1
Thực hành cùng các bài tập ví dụ thực tế, ứng dụng thực tiễn trong công việc
- ĐẶC BIỆT KHÔNG GIỚI HẠN THỜI GIAN VÀ SỐ BUỔI HỌC BẢO HÀNH KIẾN THỨC TRỌN ĐỜI
CAM KẾT CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO TẠI TIN HỌC TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG THỊNH VŨNG TÀU :
- Học viên được chia sẻ nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tế hữu ích trong suốt thời gian học.
- Đội ngũ giảng viên, chuyên viên đến từ các trường đại học danh tiếng trong thành phố như Đại học Bách Khoa, Kiến Trúc, KHTN, Mỹ Thuật, CNTT, Sư Phạm,…
- Phương pháp giảng dạy không ngừng cải tiến nhằm mang lại những buổi học chất lượng – hữu ích – thoải mái cho học viên.
- Đào tạo với tiêu chí: “Học để làm được việc”, mang lại cho học viên những kiến thức hữu ích nhất, sát với thực tế nhất.
- Được hỗ trợ chu đáo, chuyên nghiệp từ lúc đăng ký đến khi kết thúc khóa học.
- Học viên được học thêm một số buổi miễn phí nếu như sau khi kết thúc khóa học mà cón nội dung nào chưa nắm vững .
- Sau khi kết thúc khóa học tại Trung tâm Tin học Văn phòng Vũng tàu nếu bạn gặp bất cứ thắc mắc hay trở ngại nào trong quá trình làm việc liên quan đến chuyên ngành, bạn vẫn có thể liên hệ với Trung tâm Tin học Trường Thịnh Vũng tàu để được hỗ trợ.
- BẰNG CẤP
Chứng chỉ ứng dụng CNTT căn bản, Chứng chỉ ứng dụng CNTT nâng cao do Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật thành phố Hồ Chí Minh cấp, có giá trị toàn quốc và không hết hạn.
- Lịch học – Thời gian học:
Học viên có thể lựa chọn học 3 buổi hoặc 6 buổi mỗi tuần, hoặc học linh động theo thời gian rảnh.
- Ca sáng: 8h – 11h
- Ca chiều: 14h – 17h
- Ca tối: 18h30 – 21h
ĐĂNG KÝ HỌC THỬ MIỄN PHÍ
Mọi chi tiết xin liên hệ: Trung tâm Tin học Trường Thịnh Vũng Tàu
Địa chỉ: Trung tâm trên Google Map
Địa chỉ cơ sở Chính: 37/3 Lê Phụng Hiểu, Phường 8, Tp. Vũng Tàu
Địa chỉ cơ sở 2: 276/12 Bình Giã, P. Nguyễn An Ninh – Tp. Vũng Tàu
Điện thoại: 0702.222.272 – Zalo: 0933.008.831
Facebook: https://www.facebook.com/tinhoctruongthinh